De la ofertă la încasare: cum arată fluxul complet într-o firmă de instalații
Într-o firmă de echipamente și instalații, o vânzare trece prin șase etape: ofertă, contract, comenzi la furnizori, recepție și livrare, factură și încasare. Când fiecare stă în alt program, datele se rescriu de cinci ori. În Hubeez, fiecare etapă pornește din cea dinainte.
Glisează lateral pentru a vedea toată diagrama
Problema: aceleași date, scrise de cinci ori
Într-o firmă care vinde echipamente și le montează — climatizare, pompe de căldură, fotovoltaice, instalații — o vânzare obișnuită trece prin mâinile a trei-patru oameni. Oferta se face în Excel, contractul în Word, comanda la furnizor pleacă pe email, factura se emite în programul de facturare, iar încasarea se verifică pe extrasul de cont.
Fiecare pas copiază datele din cel dinainte: clientul, produsele, cantitățile, prețurile, termenele. La fiecare copiere apare o greșeală posibilă, iar la final nimeni nu știe cu adevărat cât a câștigat firma pe proiect.
Fluxul, pas cu pas
- Cererea clientului și oferta Oferta se construiește din lista de prețuri: alegi echipamentele, iar prețul se formează singur din prețul de listă al furnizorului, discountul negociat cu el și adaosul tău pe gama respectivă. Serviciile de punere în funcțiune și taxele de mediu se adaugă automat. Fiecare variantă trimisă clientului devine o revizie separată, iar fiecare apel sau email se notează pe ofertă, cu următorul pas planificat.
- Oferta câștigată Când clientul acceptă, marchezi oferta ca „câștigată” și completezi condițiile comerciale: avansul, tranșele, termenul de livrare. Hubeez salvează o fotografie a ofertei cu totalurile și marja calculate și creează folderul proiectului pe Google Drive sau SharePoint. De aici pornesc trei direcții, fără să rescrii nimic.
- Contractul cu tranșe de plată Contractul se generează din oferta câștigată, pe modelul firmei tale, cu datele clientului, produsele și valorile completate. Tranșele de plată stau pe contract, iar clientul îl semnează electronic, pe un link primit pe email, fără cont în aplicație.
- Comenzile la furnizori Produsele din revizia câștigată se grupează automat pe furnizor și devin comenzi, trimise ca PDF pe email direct din aplicație. Poți comanda în tranșe și vezi mereu ce a mai rămas de comandat. Fiecare modificare a comenzii păstrează istoricul de preț și termen.
- Recepția și livrarea Marfa se recepționează fie din comanda furnizorului, fie direct din factura primită din SPV — care ajunge prima. Stocul se rezervă pe proiect, ca să nu fie vândut de două ori. La livrare se emite avizul, iar când marfa o cere, declarația e-Transport și codul UIT.
- Factura și încasarea Factura pornește din contract sau din livrare, nu dintr-un formular gol. Pleacă automat în e-Factura, în fereastra legală de 5 zile lucrătoare. Extrasul de cont se importă, iar Hubeez propune potrivirea plăților cu facturile; tu doar confirmi. Restanțele apar pe intervale de zile, pe fiecare client.
Ce se schimbă concret
| Etapă | Cu programe separate | În Hubeez |
|---|---|---|
| Ofertă | Excel copiat de la ultima ofertă | Prețuri din lista furnizorului, recalculate pe server |
| Contract | Word completat de mână | Generat din ofertă, semnat pe link |
| Comenzi | Email scris pentru fiecare furnizor | Grupate automat pe furnizor, cu restul de comandat |
| Recepție | Introdusă separat în gestiune | Din comandă sau din factura primită din SPV |
| Factură | Rescrisă în programul de facturare | Din contract, trimisă automat în e-Factura |
| Încasare | Verificată pe extras, rând cu rând | Potrivire propusă automat, confirmată de tine |
Marja reală, nu cea din ofertă
Marja din ofertă e o estimare. Cea reală se vede abia după ce vin facturile furnizorilor, transportul și manopera. Pentru că facturile primite se leagă de comenzi și de proiect — inclusiv cele în euro, la cursul BNR din ziua emiterii — Hubeez arată pe fiecare proiect cât ai estimat și cât a costat de fapt.
Pe aceeași marjă reală se calculează și bonusul agentului de vânzări, cu procent diferit pentru client nou și client existent. Dacă cifrele se schimbă după aprobare, bonusul revine singur la verificare.
Întrebări frecvente
Pot începe cu Hubeez doar pe ofertare?
Da. Modulele se activează pe rând; ofertarea și CRM-ul funcționează și singure, iar contractele, comenzile și facturarea se adaugă când ești pregătit.
Ce se întâmplă cu prețurile când se schimbă cursul euro?
Prețurile în valută se convertesc la cursul BNR, iar totalurile se recalculează pe server la fiecare salvare. Facturile primite în valută primesc cursul BNR de la data emiterii.
Factura pleacă singură în SPV?
Da, dacă activezi trimiterea automată: factura pleacă în e-Factura în fereastra legală de 5 zile lucrătoare. Poți trimite și manual oricând.
Cum văd marja reală a unui proiect?
La câștigarea ofertei se calculează marja estimată; facturile primite de la furnizori și costurile alocate pe proiect arată apoi marja reală.