Ofertarea nu inseamna doar un document trimis pe email. Inseamna clientul si conditiile lui comerciale, pretul construit din lista furnizorului, serviciile de punere in functiune, taxele de mediu, costurile tale interne, urmarirea raspunsului si, la final, comanda catre furnizor. Toate acestea intr-un singur modul.
Fluxul complet, cu cele doua tipuri de oferta la intrare si cele trei directii la iesire: comenzi la furnizori, contract si bonusul agentului.
Gliseaza lateral pentru a vedea toata diagrama
Capturi din ecranele reale ale modulului.
Fiecare oferta primeste numarul urmator din seria companiei, protejat impotriva dublurilor chiar daca doi agenti creeaza oferte simultan.
Coduri, denumiri, cantitati, unitati de masura, preturi si discounturi extrase din PDF-ul sau Excel-ul furnizorului, oricum ar fi formatat documentul.
Oferta se genereaza ca document Excel sau Google Sheet, cu formatul companiei tale, si se arhiveaza in folderul ofertei.
Valoarea ofertelor pe fiecare status, calculata pe ultima revizie, si rata de transformare in vanzari, comparata intre ani.
Fiecare schimbare de status, revizie sau follow-up ramane inregistrata, cu utilizatorul si momentul actiunii.
Ascunzi coloanele care nu te privesc — freon, timbru verde, greutati, dimensiuni, montaj — fara sa pierzi datele din spate.
Nu toate vanzarile arata la fel, asa ca Hubeez lucreaza cu doua tipuri distincte de oferta, fiecare cu ecranul si documentul lui.
Pretul dintr-o oferta nu se scrie de mana. Se construieste dintr-un lant in care fiecare veriga are sursa ei: pretul de lista al furnizorului, discountul negociat cu el, adaosul tau si eventuala marja speciala a clientului.
Conditiile se tin pe gama de produse, nu pe fiecare articol: pentru fiecare pereche furnizor–gama ai discountul si markup-ul tau, iar pentru clientii cu care ai negociat separat, marja lor pe gama respectiva. Orice modificare de pret sau discount ramane in istoric, cu cine a facut-o si cand.
Echipamentele cer manopera: punere in functiune, dare in exploatare, verificari. In Hubeez serviciile sunt legate de gama echipamentului, nu de un tabel separat de asocieri — un chiller aduce dupa el serviciile definite pe gama lui.
Cand adaugi echipamentul, se ataseaza automat serviciul cel mai ieftin de pe acea gama, comparat in lei la cursul zilei, pentru ca aceleasi servicii pot fi cotate de furnizori diferiti in monede diferite. Poti schimba oricand furnizorul serviciului, iar pretul si moneda se actualizeaza din catalog.
Taxele de mediu se calculeaza singure, din datele produsului, ca sa nu le uiti si sa nu le calculezi in Excel.
Taxa F-Gas se determina din cantitatea de agent frigorific, potentialul lui de incalzire globala si tariful in vigoare. Important, calculul respecta doua reguli reale: se aplica doar produselor provenite de la furnizori din afara Uniunii Europene si sare peste produsele deja aflate in stoc, pentru care taxa a fost achitata la procurare. Valoarea rezultata intra automat in costurile OPEX ale ofertei si este recalculata pe server la fiecare salvare.
Timbrul verde se preia din nomenclatorul de tarife si se ataseaza produselor care il au configurat, aparand ca linie separata in documentul trimis clientului.
Pe langa pretul echipamentelor exista costurile pe care le suporti tu ca sa livrezi proiectul: transport, montaj, cazare, deplasari, taxa F-Gas, serviciile marcate ca platite de firma. Acestea nu se factureaza separat clientului — se scad din marja.
De aceea fiecare revizie are propria lista de costuri operationale, iar la castigarea ofertei sistemul calculeaza profitul brut si marja: valoarea ofertei minus costul echipamentelor minus costurile OPEX. Aceeasi marja sta apoi la baza bonusului agentului.
Fiecare varianta de oferta trimisa clientului devine o revizie separata, numerotata automat si pastrata cu tot continutul ei: echipamente, costuri, servicii si taxe. Prima poarta numele de revizie initiala, urmatoarele primesc numarul lor, iar tu poti adauga o eticheta proprie ca sa le deosebesti.
Cand creezi o revizie noua, liniile de serviciu si cele de instalare se preiau din revizia sursa, ca sa nu reconstruiesti oferta de la zero. Poti duplica si o oferta intreaga, cu reviziile alese, iar preturile se recalculeaza la valorile curente.
Fiecare revizie are propriile notite, iar in dashboard pipeline-ul se calculeaza mereu pe ultima revizie a fiecarei oferte, ca sa nu se numere de doua ori aceeasi vanzare.
O oferta trimisa si uitata este o oferta pierduta. Fiecare interactiune cu clientul se inregistreaza pe oferta: apel, email, vizita, intalnire online sau simpla nota, cu agentul care a facut-o si data.
La fiecare inregistrare poti stabili si urmatorul pas, cu data si descriere, iar ofertele ramase fara contact recent sunt semnalizate ca restante, pe culori, atat in lista de oferte cat si in rapoartele de activitate.
Cand o oferta se pierde, motivul se inregistreaza structurat: cine a castigat in locul tau, la ce pret, care era bugetul clientului si cat de departe ai fost de el. Asa incat statisticile de pierdere sa insemne ceva, nu doar un status.
La crearea ofertei, Hubeez construieste singur structura de foldere in spatiul tau de stocare — Google Drive sau Microsoft SharePoint, dupa cum e configurata compania.
Organizarea este pe an, apoi pe oferta: in folderul de ofertare se creeaza folderul anului, in el folderul ofertei denumit cu numarul si proiectul, iar inauntru trei subfoldere fixe pentru cererea clientului, oferta ta si furnizori. Cand adaugi furnizori pe oferta, fiecare primeste automat subfolderul lui.
Butonul de deschidere a folderului verifica intai daca folderul chiar exista si, daca a fost mutat sau redenumit, il regaseste dupa cale si reface legatura in baza de date. Ofertele castigate primesc separat propria structura de foldere, configurata in modulul de contracte.
Ofertele alimenteaza direct indicatorii de performanta. Stabilesti target de vanzari anual si lunar, pentru companie si pentru fiecare agent, iar realizarile se compara singure cu tinta.
Dincolo de valoare, se urmareste si activitatea: apeluri pe zi, vizite si delegatii pe luna, clienti noi si oferte trimise, fiecare cu pragul lui si cu semnalizare pe culori. Rapoartele zilnice pot pleca automat pe email, individual sau agregat pe echipa.
La castigarea unei oferte, bonusul agentului se calculeaza din marja reala a proiectului, cu procent diferit pentru client nou fata de client existent. Baza de calcul este suma efectiv facturata, nu valoarea ofertei; iar daca cifrele se schimba dupa aprobare, bonusul revine automat in starea de verificare.
Ofertarea se sprijina pe doua nomenclatoare care tin toate conditiile comerciale.
Marcarea ofertei ca "castigata" nu inchide dosarul, ci deschide fluxul de executie. Se salveaza un instantaneu al ofertei cu totalurile si marja calculate, se creeaza structura de foldere pentru proiect si de aici pornesc trei directii.
Oferta clasica se construieste din lista ta de preturi si suporta servicii de punere in functiune, taxe verzi si F-Gas. Oferta de instalare porneste de la cererea primita de la client in Excel, mapeaza descrierile lui pe produsele tale si adauga pret de montaj pe fiecare linie, grupand rezultatul pe sectiuni.
Din pretul de lista al furnizorului, minus discountul negociat cu el, plus markup-ul tau pe gama respectiva, cu eventuala marja speciala a clientului si conversie la cursul BNR pentru preturile in valuta. Totul se recalculeaza pe server inainte de salvare.
Din cantitatea de agent frigorific, potentialul de incalzire globala si tariful configurat. Se aplica doar produselor de la furnizori din afara Uniunii Europene si nu se aplica produselor din stoc, pentru care taxa a fost deja achitata. Rezultatul intra automat in costurile OPEX ale ofertei.
Sunt costurile pe care le suporti tu pentru livrarea proiectului — transport, montaj, deplasari, taxa F-Gas, servicii platite de firma. Nu se factureaza clientului, dar se scad din marja, deci determina profitul real si bonusul agentului.
Fiecare contact se inregistreaza ca follow-up, cu urmatorul pas planificat. Ofertele fara contact recent apar semnalizate ca restante, atat in lista cat si in rapoartele de activitate ale agentilor.
In Google Drive sau Microsoft SharePoint, intr-o structura creata automat: folderul anului, apoi folderul ofertei denumit cu numarul si proiectul, cu subfoldere pentru cererea clientului, oferta ta si furnizori.
Din marja reala a proiectului, cu praguri configurabile si procent diferit pentru client nou fata de client existent. Baza de calcul este suma efectiv facturata, nu valoarea ofertei, iar daca cifrele se modifica dupa aprobare bonusul revine automat la verificare.
Modulele nu lucreaza izolat. Aici vezi exact ce date primeste Ofertare & CRM de la celelalte module si ce trimite mai departe — fiecare sageata inseamna date care nu se mai introduc a doua oara.
Dupa ce fluxul s-a incheiat, aceste date revin pe proiect si arata rezultatul lui real — nu estimarea din oferta, ci ce s-a intamplat efectiv.
Iti aratam intr-o demonstratie de 30 de minute cum arata fluxul tau real in Hubeez.