Flotă cu GPS: foaia de parcurs automată și costul real pe fiecare mașină
O aplicație GPS îți arată unde e mașina. Întrebarea care contează pentru firmă e alta: cât te costă fiecare mașină și dacă foaia de parcurs e corectă. În Hubeez, pozițiile GPS devin curse, cursele devin foi de parcurs, iar facturile din SPV se alocă singure pe vehicul.
Glisează lateral pentru a vedea toată diagrama
De la poziții GPS la foaia de parcurs
Un dispozitiv GPS trimite poziția mașinii la câteva secunde. Ca date brute, sunt mii de puncte pe zi, fără folos pentru contabilitate. Hubeez le transformă în ceva util, în trei pași:
- Pozițiile devin curse Fiecare pornire și oprire a mașinii delimitează o cursă, cu ora de plecare, ora de sosire, traseul și kilometrii. Pe hartă vezi mașinile în timp real și istoricul traseelor pe fiecare zi.
- Cursele devin foaia de parcurs Foaia de parcurs lunară se generează din curse, cu kilometrajul pe fiecare zi. Nimeni nu mai completează kilometrii din memorie la sfârșit de lună.
- Mașinile fără GPS intră în aceeași foaie Pentru vehiculele fără dispozitiv, cursele se introduc manual și apar alături de cele automate, în același raport.
Facturile mașinii ajung singure pe mașină
Leasingul, RCA-ul, CASCO, service-ul, anvelopele, ITP-ul și rovinieta vin ca facturi de la furnizori diferiți. De obicei cineva le alocă de mână, într-un Excel, pe fiecare mașină — sau nu le alocă deloc.
În Hubeez, facturile primite se descarcă automat din SPV. Sistemul recunoaște furnizorul și, pe baza alocărilor pe care le-ai făcut înainte, propune mașina și categoria de cost. Tu confirmi doar cazurile nesigure — dintr-un lot de facturi rămân de obicei câteva, nu toate.
- O factură care acoperă mai multe mașini se împarte, cu suma fiecăreia; factura rămâne una singură.
- Categoriile de cost sunt ale flotei, nu conturi contabile: RCA și CASCO apar separat, combustibilul are categoria lui.
- ITP-ul, RCA-ul, rovinieta și reviziile au alerte înainte de expirare.
Costul real pe fiecare mașină
Când cursele și facturile stau în același sistem, se poate răspunde la întrebarea care contează: cât te costă fiecare mașină. Tabloul de costuri al flotei arată, pe fiecare vehicul, suma pe fiecare categorie de cheltuială, totalul flotei și costul pe kilometru, calculat din foile de parcurs.
Orice sumă se deschide înapoi în factura din spatele ei. Așa observi repede mașina care a costat de două ori mai mult decât celelalte la service, sau pe cea care merge puțin și te costă mult.
| Aplicație GPS separată | Flota în Hubeez | |
|---|---|---|
| Unde e mașina | Da | Da, cu istoric pe zile |
| Foaia de parcurs | Export, apoi completată de mână | Generată din curse, plus curse manuale |
| Facturile mașinii | În programul de contabilitate, nealocate | Descărcate din SPV și alocate pe mașină |
| Cost pe kilometru | Calculat separat, în Excel | Calculat automat, pe fiecare vehicul |
| Livrări | Fără legătură | Legate de declarațiile e-Transport |
Flota, legată de restul afacerii
Mașinile nu sunt un subiect separat: duc marfă la clienți și oameni pe șantiere. În Hubeez, livrarea de marfă generează declarația e-Transport către ANAF, iar vehiculul alocat se urmărește pe hartă până la destinație. Zonele definite pe hartă — depozitul, un șantier, un client — dau alerte la intrare și ieșire și rapoarte de timp petrecut acolo.
Întrebări frecvente
Ce dispozitive GPS sunt compatibile?
Hubeez primește date de la dispozitive Teltonika, folosite curent pentru monitorizarea flotelor.
Pot ține foaia de parcurs și pentru mașinile fără GPS?
Da. Pentru ele introduci cursele manual, iar acestea intră în aceeași foaie de parcurs alături de cele generate automat.
Cum ajung facturile pe mașina potrivită?
Facturile primite se descarcă automat din SPV. Sistemul propune vehiculul și categoria pe baza furnizorului și a alocărilor anterioare; tu confirmi doar cazurile nesigure.
O factură poate fi împărțită pe mai multe mașini?
Da, cu suma alocată fiecăruia. Costul apare în raportul fiecărei mașini, iar factura rămâne una singură.